PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS – TABELA PRÁTICA

O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS x PRAZO MÍNIMO DE GUARDA

Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe - 06 anos (ver nota 2)

DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) - 05 anos (ver nota 3)

Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP - 06 anos

DIRF - 05 anos

Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) - 20 anos

Extratos Bancários - 06 anos

Folha de Pagamento - 35 anos

Folha de Ponto - 05 anos

Formulário CAGED - 10 anos

GFIP (FGTS - RE / GR) - 35 anos

GPS - 05 anos (ver nota 3)

GR Contribuição Sindical / Assistencial - 05 anos

Holerites / Recibos de Pagamentos - 05 anos

Laudo PPRA - 20 anos

Livro de Inspeção do Trabalho - Permanente

Livro Diário - 06 anos (ver nota 2)

Livro Razão - 06 anos (ver nota 2)

Livros de Entradas e Saídas - 05 anos após o último lançamento (ver nota 2)

Livro Registro de Inventário - 06 anos após o último lançamento (ver nota 2)

Livros: Apuração do ISS e ICMS - 05 anos após o último lançamento

Livros de Atas de Assembléia - Permanente

Notas Fiscais e Cupons Fiscais - 05 anos (veja nota 1)

Orçamentos / Contratos de Obras - Até o final da garantia

Processos Trabalhistas - Permanente

Prontuários de Funcionários - Permanente

RAIS - Indeterminado

Recibo de Vale Refeição - 06 anos

Recibo de Vale Transporte - 06 anos

Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.

Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.